Les secrets d’une retraite stratégique réussie
L'importance des retraites stratégiques (et comment bien les planifier)
Avez-vous déjà entendu parler de la règle du 1h en stratégie ?
Selon celle-ci, les personnes en poste exécutif devraient allouer 1h par jour à la stratégie, les gestionnaires 1h par semaine et les employées 1h par mois.
Pourtant, la réalité des organisations est souvent bien loin de cet idéal. En effet, selon Harvard Business Review, 85 % des équipes de direction passent moins d'une heure par mois sur la stratégie et 50 % ne consacrent même aucun temps à la stratégie. Que faire alors?
L'une des façons d'interrompre le cycle effréné du manque de temps est de dédier des plages spécifiques et récurrentes aux tâches de nature stratégique. Et avant même d'introduire la règle du 1h, l'un des premiers pas est la planification d'une retraite stratégique; une étape indispensable pour faciliter l'identification des actions stratégiques, leur organisation et éventuellement, leur suivi structuré.
Souvent appelés lacs-à-l'épaule, off-sites ou retraites exécutives, les retraites stratégiques réfèrent à des rencontres en lieu retiré du travail, qui servent généralement à effectuer un retour structuré sur la performance de l’année qui se termine et surtout, à développer et formaliser les orientations stratégiques et les projets porteurs pour la nouvelle année.
D’ailleurs, saviez-vous que ?
Les équipes de haute direction qui maîtrisent les notions de réflexion et de planification stratégique génèrent des résultats de performance globale significativement plus élevés que les équipes n’étant pas en maîtrise de ces notions clés.
Le projet « Evergreen » a démontré, à la suite de l’étude de 200 pratiques de gestion dans 160 entreprises, que les équipes de haute direction qui maîtrisent les notions de gestion stratégique génèrent en moyenne :
· Une performance des ventes de 83% à 415% plus élevée;
· Une marge d’exploitation de 22% à 326% plus élevée;
· Un rendement aux actionnaires de 62% à 945% plus élevé.
Alors que cela peut sembler contre-intuitif d'allouer plusieurs journées consécutives à la planification stratégique lorsqu'on manque déjà de temps, les retraites stratégiques comportent plus d'un avantage. En plus d'être un moment propice à la réflexion ininterrompue, c'est aussi une opportunité privilégiée pour favoriser un·e :
Communication ouverte
Une retraite stratégique crée une atmosphère où les membres de l'équipe se sentent libres de partager leurs idées sans les contraintes des hiérarchies de bureau. Cette ouverture favorise la créativité et l'innovation, permettant aux équipes d'explorer de nouvelles solutions aux défis existants.
Plus grande transparence
En prenant le temps d'évaluer les priorités, les équipes peuvent mieux comprendre l'importance de chaque objectif. La transparence dans les discussions favorise la confiance et l'engagement, permettant à chacun de se sentir impliqué dans le processus décisionnel.
Alignement des objectifs et de la vision
Les événements hors site offrent l'occasion de revoir et de réaligner la mission et les objectifs stratégiques de l'organisation. Les leaders peuvent s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, favorisant un sentiment partagé de but et d'engagement envers les objectifs collectifs.
Cohésion d'équipe
Le cadre informel d'un événement hors site aide à renforcer les relations entre les membres de l'équipe. Le réseautage et les liens tissés en dehors du bureau peuvent améliorer la collaboration et la confiance, qui sont essentielles pour des équipes performantes.
Rehaussement de l'engagement
Un événement hors site permet de clarifier les attentes et de s'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent leur rôle dans l'atteinte des objectifs communs. Cette compréhension renforce la motivation et l'adhésion aux initiatives de l'organisation.
Brainstorming plus efficace
Les événements hors site incluent souvent des conférenciers externes, des ateliers ou des activités de consolidation d'équipe qui introduisent de nouvelles idées et méthodologies. L'exposition à différents points de vue peut inspirer une pensée novatrice et remettre en question les paradigmes existants.
Et le meilleur moment pour planifier une retraite stratégique ?
L'automne est souvent un moment prisé pour planifier une retraite stratégique en vue de la nouvelle année, mais il y a plusieurs autres moments qui peuvent être opportuns pour votre organisation tels que :
Après l’évaluation des performances trimestrielles : Suite à la publication des résultats financiers trimestriels, un événement hors site peut servir à discuter des performances, à identifier les points d’amélioration et à ajuster la stratégie.
Lors de changements organisationnels : Après une fusion, une acquisition ou une restructuration, un événement hors site peut aider à réaligner les équipes sur la vision et les priorités stratégiques.
Pour lancer de nouveaux projets : Lorsqu'une nouvelle initiative ou un projet majeur est prévu, un événement hors site peut faciliter la définition des objectifs et mobiliser l'engagement de l'équipe.
Nos conseils pour une retraite stratégique efficace
Définir des objectifs clairs
Identifiez les objectifs spécifiques de l'événement. Que ce soit pour la planification stratégique, le renforcement d'équipe ou la résolution de problèmes, avoir un but clair guidera l'agenda et les activités.
Choisir le bon emplacement
L'environnement joue un rôle important dans la stimulation de la créativité. Sélectionnez un lieu propice aux discussions ouvertes et qui inspire une nouvelle réflexion.
Impliquer les parties prenantes
Faites participer les membres clés de l'équipe dans le processus de planification tels que les actionnaires, hauts dirigeants et gestionnaires. Demandez leur avis sur les sujets qui devraient être abordés et assurez-vous que tous seront disponibles pour l'événement.
Établissez un agenda clair
Créez un agenda détaillé qui inclut les sujets à aborder, les intervenants et les activités prévues. Assurez-vous que chaque session a un objectif spécifique et du temps alloué. Priorisez les sujets qui auront le plus grand impact sur les objectifs stratégiques et qui nécessitent une discussion approfondie. Prévoyez aussi des moments pour la réflexion individuelle et en groupe et pensez à inclure des activités de teambuilding.
Préparer du matériel de soutien
Créez des documents de soutien, comme des présentations, des fiches d'information ou des guides, pour accompagner les discussions. Cela permettra aux participants de mieux comprendre les sujets abordés.
Faciliter des discussions structurées
Utilisez des formats structurés pour les discussions et envisagez d'engager un ou des intervenants au besoin tels que des conseillers en stratégie, formateurs, experts techniques, etc.
Encourager la rétroaction
À la fin de chaque session, demandez des retours sur le contenu et les discussions. Cela permet d’ajuster les activités en temps réel et d'améliorer la planification pour les futurs événements.
Faire un suivi
L'impact d'une retraite stratégique peut s'estomper rapidement sans suivi. Après l'événement, partagez les faits saillants, les actions à entreprendre et les échéanciers pour la mise en œuvre afin de garantir que les idées se traduisent en résultats concrets.
En conclusion
Les retraites stratégiques sont bien plus qu'une simple pause dans le quotidien des équipes. Elles offrent une occasion unique de réfléchir, de se recentrer et de renforcer la cohésion tout en élaborant des stratégies percutantes pour l'avenir. En allouant le temps nécessaire à la planification, en choisissant le bon cadre et en impliquant activement les parties prenantes, les organisations peuvent transformer ces événements en véritables catalyseurs de succès.
Stratégiquement vôtre,
M
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